В Российской Федерации с две тысячи пятнадцатого года задействовано новое обязательство для гостиниц и объектов туристической отрасли. Сегодня данные всех постояльцев (независимо от гражданства) учреждение отправляет в Федеральную Миграционную службу (ФМС). Невыполнение этого обязательства грозит достаточно большим взысканием - до трехсот тысяч рублей. Менеджер гостиницы сам имеет право избирать способ предоставления данных. Это могут быть как документы на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Тем не менее в условиях инновационного информационного оснащения всех предприятий трудно предположить канцелярский персонал гостиницы, отчет каковой будет составляться вручную. Кроме того, надо учитывать, что сведения должны быть актуальными, то есть для гарантии своевременной сдачи отчетов о постояльцах компания вынуждена будет задействовать курьера для представления документов в офис миграционной службы. По этой причине, практически все гостиницы решили вести электронный обмен документаций с ФМС. Для комфорта пользователей было произведено несколько специальных программ.
Обычно руководящая структура гостиницы уже работает со специальными программами, дающими возможность автоматизировать процедуру оформления и учета квартирантов. Удобный интерфейс дает возможность уменьшить время на поселение во много раз. Штат гостиницы обучен работе с такими программными продуктами и уже адаптировался в реалии ит технологий. Тем не менее проработка нового программного продукта множественным персоналом - достаточно сложный процесс. Производители специальной программы для передачи сведений о постояльцах контур фмс для гостиниц представляют отличное решение. Оператору не требуется вводить сведения через отдельное окно интерфейса программы. Да и дублирование одних и тех же сведений вручную, было бы с программной точки зрения нецелесообразным. Отчетность формируется из файла экспорта данных штатной программы, которая уже имеется на вооружении администраторов гостиницы. Подобный процесс производится очень быстро под управлением ответственного лица предприятия.
ФМС имеет внушительные серверы, каковые группируют информацию с туристических объектов и гостиниц всей страны. При этом хозяйственный субъект, отправивший отчет фмс имеет непрерывный доступ к сведениям, которые касаются их постояльцев. К тому же у гостиниц нынче есть возможность контроля сведений о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
